Impuesto a las ganancias. Gastos de representación. Concepto.

En el ABC de Consultas más frecuentes la AFIP considera que son gastos de representación toda erogación realizada o reembolsada por la empresa que reconozca como finalidad su representación fuera del ámbito de sus oficinas, locales o establecimientos, o en relaciones encaminadas a mantener o mejorar su posición en el mercado, incluidas las originadas por viajes, agasajos y obsequios que respondan a esos fines.

A su vez, agrega que no están comprendidos en este concepto los gastos dirigidos a la masa de consumidores potenciales, tales como los gastos de propaganda, ni los viáticos y gastos de movilidad que se abonen al personal".

Dicho en otros términos, podemos definir a los gastos de representación de manera limitada como aquellos que se incurren con el fin de mantener los clientes actuales o conseguir futuros, siempre y cuando se originen fuera del ámbito en el que se lleve a cabo la actividad económica del ente, tales como presentes, cenas, paseos, regalos e, incluso, viajes.

Pero cabe destacar que siempre que se habla de gastos de representación aparece la idea de que sólo están relacionados con los clientes actuales o potenciales de la compañía, cuando en realidad también se pueden generar gastos de representación con relación a los proveedores de la misma. Hay proveedores que son clave para el éxito de la compañía, lo que hace que, con el objeto de mejorar la relación, se puedan hacer gastos de representación con relación a ellos.

En consecuencia, esto nos lleva a una importante conclusión en cuanto a que los gastos de representación no sólo pueden estar dirigidos a clientes actuales o potenciales, sino también a proveedores actuales o potenciales. Se relaciona con el concepto de imagen de la empresa.

Destacada doctrina establece que los elementos o características que debe tener un gasto para poder identificarlo como de representación son los siguientes:

a) Finalidad: el objeto por el cual se realiza debe ser el de mantener los clientes actuales o conseguir clientes a futuro, o en su caso, proveedores.

b) Lugar de generación: fuera del ámbito físico en el que se lleva a cabo la actividad económica generadora de renta.

c) Especificidad: el gasto debe realizarse en aras de alcanzar clientes o proveedores específicos, y no enfocarse al mercado general de clientes potenciales.

d) Representación: siempre el empleado o empresario debe realizar el gasto en ocasión de sus funciones, es decir, en el momento en el que representa a la compañía. Caso contrario, habría muchos abusos en la generación de gastos.

Todo gasto siempre responde a determinados fines. Para los gastos de representación su fin es por ejemplo mantener u obtener nuevos clientes, o en su caso, proveedores se concreta en el mismo momento en el que se incurre en ellos, más allá de que se alcance o no con el fin. Puede ser que se incurran en sumas cuantiosas que no den resultados a corto plazo, dado que muchos de esos gastos generan resultados a futuro. E, incluso, puede suceder que no se alcance ese fin y el cliente en cuestión termine negociando con la competencia. Pero de todas maneras, aquí lo importante para su deducción no es si alcanza o no el fin perseguido, sino que el fin sea precisamente mantener u obtener nuevos clientes o proveedores.