Presentar un nuevo proyecto, dictar una capacitación o simplemente presentarnos frente a un público suelen ser desafíos a los que nos enfrentamos a diario. En este informe, les acercamos recursos y consejos prácticos para realizar presentaciones efectivas.
Una presentación es eficaz cuando, entre otras cosas, logramos atraer la atención de nuestro público y el mensaje que queremos transmitir llega sin distorsiones. Para lograrlo, podemos pensarla en distintas etapas:
1) Planificar. En esta instancia analizaremos el auditorio y desarrollaremos objetivos acordes al público al que nos dirigimos.
2) Organizar. Aquí desarrollaremos las ideas principales y secundarias, organizándolas mediante un esquema con comienzo, desarrollo y final. Pensaremos en los apoyos visuales que nos facilitarán la explicación. La presentación, la charla, la clase, son cada vez más un medio visual. El público en su mayoría piensa en términos visuales, y si el orador piensa en función de imágenes, ese hecho ayudará.
3) Presentar. En esta etapa debemos considerar los aspectos verbales y no verbales, enfrentarnos a la ansiedad y dar respuesta a preguntas y objeciones. En este punto trabajaremos también sobre el manejo de conflicto, un tema que trataremos en próximas ediciones.
Un esquema práctico para realizar la presentación es organizarla en:
• Introducción
• Resumen inicial (diga lo que va a decir)
• Ideas principales y secundarias (dígalas)
• Beneficios (menciónelos en las presentaciones persuasivas)
• Frases de revisión (diga lo que dijo)
• Conclusión
Ahora, al momento de crear los apoyos visuales, nos encontramos con poco tiempo o con los mismos conocimientos que la última vez que realizamos la presentación, por lo que recaemos en los mismos recursos.
A continuación les acercamos diferentes sitios de Internet en donde podrán descargar de manera gratuita diversos recursos que enriquecerán sus presentaciones.
Fondos para dispositivas
office.microsoft.com/en-us/templates/CT010117272.aspx
www.templateswise.com
www.poweredtemplates.com
www.free-power-point-templates.com
www.mastertemplates.com/powerpoint-templates.htm
www.powerpointstyles.com
Imágenes y fotos
Antes de descargar las imágenes, se debe verificar la resolución de las imágenes y que no tengan ninguna inscripción en marca de agua. En los sitios que listamos a continuación existe una gran cantidad de fotos con estas características, aunque para el uso de otras, debe pagarse un costo ínfimo.
Vale aclarar que si a futuro estos sitios los usará para descargar imágenes para otro tipo de uso, debe comprobar que la licencia de esa fotografía se lo permita.
Aconsejamos no utilizar imágenes de Clipart (imágenes predeterminadas de Microsoft Office) ya que reduce la calidad de las presentaciones.
www.sxc.hu
www.gettyimages.com
www.Shutterstock.com
www.latinstock.com.ar
www.dreamstime.com
www.123rf.com
www.fotolia.com
www.gettyimages.com
Vídeo para presentaciones
Los videos suelen ser útiles sobre todo en capacitaciones en las que se intenta ejemplificar una situación o una temática en particular. Estos se pueden reproducir directamente desde el Power Point, sin necesidad de perder tiempo y atención de los participantes mientras se abre y cierra una ventana. Es muy simple: clickeamos en “Insertar” y luego “Insertar película de archivo”. Se insertará en la diapositiva una imagen de referencia del video, y luego al hacer click se reproducirá.
Breves tips
Resulta importante para la continuidad visual, que todas las diapositivas tengan la misma tipografía, o a lo sumo, se utilicen dos tipos de letras. Las más útiles suelen ser aquellas del grupo sin serif, como Arial y Verdana, ya que se ven claramente a distancia.
La continuidad también se da con las transiciones entre diapositivas y con los gráficos utilizados. Recomendamos que las primeras sean siempre las mismas y que se utilicen dos o tres como máximo. En cuanto a los gráficos, también aconsejamos usar el mismo estilo en cuanto a los colores, bordes, figuras y sombreados.
Es importante que las presentaciones en Power Point apoyen los contenidos dictados, pero que no distraigan a los participantes. Si mantenemos esta línea, la audiencia prestará atención a los contenidos y no a los efectos.
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