La obligación del empleador de “poner a disposición” la documentación que acredite el cumplimiento de sus obligaciones y las facultades de la Administración.

Este trabajo analiza las facultades de la AFIP y el Ministerio de Trabajo, para exigir del empleador la presentación de la documentación que respalda el cumplimiento de sus obligaciones fiscales y laborales, con especial referencia al lugar en que pueden realizarse sus inspecciones.


El Art. 35 de la ley 11.683 otorga a la AFIP amplios poderes para verificar el cumplimiento en cualquier momento, que los obligados o responsables hicieren de las leyes, reglamentos, resoluciones e instrucciones administrativas, fiscalizando la situación de cualquier presunto responsable.



En ese marco, surge de los incisos b) y c) de esa norma que el Fisco puede:
- Exigir de los responsables o terceros la presentación de todos los comprobantes y justificativos que se refieran al hecho imponible (en el caso de los aportes y contribuciones de la Seguridad Social, la existencia de relaciones laborales debidamente registradas) y las remuneraciones devengadas que configuran la base imponible.


- Inspeccionar los libros, anotaciones, papeles y documentos de responsables o terceros, que puedan registrar o comprobar las negociaciones y operaciones que se juzguen vinculadas a los datos que contengan o deban contener las declaraciones juradas.


La norma dispone que si el obligado responde verbalmente a los requerimientos previstos en el inciso a), o cuando se examinen libros, papeles, etc., se dejará constancia en actas de la existencia e individualización de los elementos exhibidos, así como de las manifestaciones verbales de los fiscalizados, que extenderán los funcionarios de la AFIP, sean o no firmadas por el interesado, servirán de prueba en los juicios respectivos.


El Art. 32 inc. c) de la ley 25.877 faculta a los inspectores del Ministerio de Trabajo, a “Solicitar los documentos y datos que estimen necesarios para el ejercicio de sus funciones...”, debiendo, en todos los casos labrar “un acta circunstanciada del procedimiento que firmarán junto al o los sujetos responsables”. 
Un supuesto especial a tener en cuenta es la situación del empleador que tiene establecimientos en varias jurisdicciones y ha tramitado la centralización de rubrica de la documentación laboral, conforme a lo previsto en el Art. 4 de la Resolución Secretaria de Trabajo 168/02.


Sin perjuicio de su obligación de mantener la documentación laboral en el domicilio de la empresa, el Art. 5 de la Resolución citada prescribe que debe mantener en el lugar de trabajo copia autenticada de la documentación laboral cuya rúbrica ha sido centralizada, donde conste el personal que presta servicios en cada establecimiento con asiento en la Provincia, como así también del acto administrativo que aprobó aquel trámite.


Conclusiones


Como puede observarse, ninguna de las disposiciones citadas obligan al empleador-contribuyente a entregar a dichas autoridades esa documentación, que debe ser inspeccionada en el lugar en que se encuentre. 
Así lo dispone el Art. 60 del Código de Comercio prescribe que “Si los libros se hallasen fuera de la residencia del tribunal que decretó la exhibición, se verificará ésta en el lugar donde existan dichos libros, sin exigirse en ningún caso su traslación al lugar del juicio”.


La norma obliga por igual a la autoridad judicial –a la que refiere expresamente- y también a los órganos administrativos de control y fiscalización, que no pueden exigir el traslado de la documentación de la empresa, la que debe permanecer siempre en su domicilio legal y estatutario. El criterio tiene respaldo en la jurisprudencia de la Corte Suprema de Justicia de la Nación (“Bodegas y Viñedos Castro Hnos. S.A. c/ Provincia de Tucumán” del 15/3/1967, publicado en Fallos 267-158).


Cuadra añadir que el Art. 33 in fine de la ley 11.683 (aplicable también a los recursos de la Seguridad Social) dispone, como una aplicación especial del principio en comentario, que los libros y documentación del contribuyente deben estar a disposición de la AFIP en el domicilio fiscal.


Si bien nos hemos referido únicamente a las facultades de órganos que de la Administración nacional, el principio analizado, dado su carácter de regla general de aplicación que tiene fundamento constitucional, también es aplicable al marco en que deben actuar las autoridades administrativas locales.